Sistema abadonado
El sistema Scrum, fue implementado, pero se descarto ya que no dió el resultado esperado. Por el momento se conserva esta página, a modo de recordatorio de la etapa de implementación de las Normas/Scrum dentro del GrupoDeOrganización en BuenosAiresLibre.
Organización de BuenosAiresLibre
Contents
Introducción
Esfuerzos individuales
BuenosAiresLibre contó siempre con esfuerzos individuales impulsados por la motivación que implica aportar algo a un proyecto como éste.
- Esta motivación generalmente es afectada por factores externos, como mayores responsabilidades personales (trabajo, familia, etc), y/o porque quizás no es fácil que dos personas tengan el mismo nivel de motivación en un momento determinado.
- Se reduce así gradualmente la motivación, en consecuencia los esfuerzos individuales, los aportes y en el peor de los casos se llega a la frustración.
- Se abandonan las tareas emprendidas, se toma distancia, se pierde contacto y no se hace más seguimiento del proyecto.
- Los aportes individuales no pueden ser continuados por otros y/o no se sabe exactamente en que estado se encuentran.
- Entonces puede aparecer un sentimiento de revancha, que motiva la realización de nuevos esfuerzos individuales, aún manteniendo la distancia y sin contacto con el proyecto.
- Se busca equivocadamente "dar un ejemplo".
- En otro escenario, después de un largo tiempo de no seguir al proyecto, aparece el sentimiento de reencuentro.
- Pero, dadas las características de los aportes individuales, es difícil volver a integrarse al proyecto, entender que es lo que está pasando actualmente, saber en que se está trabajando o que se hará en los próximos meses.
- El proyecto avanza por períodos.
GruposDeTrabajo
- Hay que trabajar en equipo.
- Los esfuerzos individuales se deben transformar en esfuerzos grupales.
- En consecuencia, los aportes individuales deben pasar a ser aportes grupales.
- Mediante los grupos se balancean los distintos niveles de motivación e idealmente se potencian.
- Las tareas pueden ser distribuídas y continuadas por otros.
- Mayor cantidad de Colaboradores promueven el cumplimiento de las tareas e idealmente en menos tiempo.
Más personas toman conocimiento de lo que se está haciendo actualmente, lo que se hará en los próximos meses y así pueden comunicarlo a otros por distintos medios (ListasDeCorreo, Wiki, IRC, etc).
- El proyecto avanza constantemente.
Metodología
Un proceso simple a seguir nos debe ayudar a entender como colaborar en el progreso de BuenosAiresLibre.
Debe promover una mayor participación de los distintos GruposDeTrabajo.
- Debe asegurar el cumplimiento de tareas, el avance constante del proyecto y difusión de los logros obtenidos.
Scrum
Si bien existen muchas teorías sobre el manejo de proyectos, en la reunión organizativa del 14 de Julio de 2007 se propuso y decidió utilizar Scrum para la organización de BuenosAiresLibre.
Scrum es una metodolgía ampliamente utilizada en la actualidad, especialmente en el desarrollo de software, que fue elegida por su simplicidad y similitud con la forma de trabajar en BuenosAiresLibre.
- Se implementará en todos los aspectos del proyecto, con el objetivo de lograr una mejor planificación de las tareas, una mejor comunicación de los progresos obtenidos, pero principalmente para lograr participación activa de una mayor cantidad de miembros y asegurar así el crecimiento contínuo del proyecto.
A continuación se describe Scrum, con sus características adaptadas a BuenosAiresLibre.
Descripción
Es un proceso iterativo, con esfuerzos por períodos de 30 días, denominados Sprint, focalizados en alcanzar objetivos claramente definidos.
El GrupoDeOrganización genera un listado de tareas pendientes con sus prioridades, en un documento que puede cambiar constantemente y es reflejado en el ListadoDePendientes.
Al iniciar cada Sprint, el GrupoDeOrganización discute con los GruposDeTrabajo las tareas con máxima prioridad y con ellas se genera el ListadoDeTareasEnCurso.
En el ListadoDeTareasEnCurso se listan con mayor detalle las tareas específicas a cumplir por los miembros de los GruposDeTrabajo, y es donde se lleva seguimiento del estado actual de cada una.
El ListadoDePendientes y el ListadoDeTareasEnCurso deben ser visibles por todo el proyecto para que cualquiera pueda tener una visión del progreso en el proyecto.
El Coordinador de cada GrupoDeTrabajo facilita las actividades y asegura que se cumplan los objetivos del Sprint.
En cada Sprint se deben generar cambios y mejoras en el proyecto que puedan ser aprovechados por todos los miembros. Se define así un entregable.
Ejemplo: Si se realizan pruebas de antenas caseras, los resultados y conclusiones deberían estar disponibles en el wiki.
Roles
GruposDeTrabajo
Corresponde a alguno de los GruposDeTrabajo, conformado por no más de 5 a 9 personas, quienes realizan el trabajo.
- Son auto-gestionados, auto-organizados y responsables con las tareas asignadas.
- Ellos mismos definen cómo distribuirse tareas específicas y cómo ejecutarlas.
- No hay roles definidos, son multi-funcionales.
- Caulquiera debería poder hacer el trabajo de otro.
Nota: En Scrum este rol se conoce como "Scrum Team".
Coordinador
Corresponde a un Coordinador de uno de los GruposDeTrabajo.
- Es una suerte de coach, facilitador.
- No es el líder del grupo, ya que el mismo es auto-gestionado.
Debe tener contacto diario con su GrupoDeTrabajo, en breves reuniones de revisión.
Nota: En Scrum estas reuniones se conocen como "Daily Scrums".
Busca que se den las mejores posibilidades para que su GrupoDeTrabajo pueda cumplir los objetivos del Sprint en curso.
- Debe mantener el nivel de motivación del equipo y lograr que el mismo mejore constantemente.
Nota: En Scrum este rol se conoce como "Scrum Master".
Procesos
Crear el ListadoDePendientes
El GrupoDeOrganización desarrolla un listado, no necesariamente detallado, de todas las tareas necesarias para obtener mejoras y/o avances en el proyecto.
Ejemplo: Generar guías de armado de Nodos, Relevar futuros Nodos, Realizar enlaces en el barrio X, etc.
EL GrupoDeOrganización debe definir las prioridades de ejecución de cada tarea, acorde a su criterio y necesidades del proyecto.
Generan así el documento ListadoDePendientes, detallando:
- Identificador (único, numérico o alfanumérico)
- Ítem/Tarea
- Prioridad (Alta, Media, Baja)
- Estado (Pendiente, En Curso, Terminado)
Sprint
Al comenzar el nuevo Sprint, el GrupoDeOrganización junto con los GruposDeTrabajo definen las tareas sobre las cuales trabajarán.
- Se debe tener en cuenta el esfuerzo requerido y el tiempo disponible para poder concretar las tareas.
- Se busca generar un listado de tareas bien concretas, que sean muy factibles de realizar durante el Sprint.
Se genera así el documento ListadoDeTareasEnCurso, detallando:
- Identificador (único, numérico o alfanumérico)
- Ítem/Tarea
GrupoDeTrabajo asignado
- Estado (Pendiente, En Curso, Terminado)
- Se puede mejorar el nivel de detalle (agregando sub-ítems/sub-tareas) para una mejor organización del trabajo.
- Se busca desarmar cada tarea en sus componentes.
Ejemplo: Si la tarea es comparar una antena casera y otra comercial, una sub-tarea sería conseguir las antenas, otra conseguir un lugar para hacer las pruebas, otra realizar las pruebas y tomar mediciones, etc.
Desde este momento, el GrupoDeOrganización no interfiere más con los GruposDeTrabajo y no se permiten más cambios a las tareas asignadas en el documento ListadoDePendientes.
Nota: No interfiere más así deja trabajar al equipo en paz...
Cada GrupoDeTrabajo se auto-organiza y comienza a trabajar bajo su propia responsabilidad en las tareas que tiene asignadas.
Revisión Diaria
Todos los días el Coordinador y todos los miembros del GrupoDeTrabajo tienen una breve reunión.
- Preferentemente al mismo horario, no más de 15 minutos.
- Se recomienda por IRC.
- El propósito es reportar progreso y resolver cualquier impedimento en el grupo.
- El Coordinador debe moderar la conversación y evaluar:
- ¿Qué se hizo desde la última reunión?
- ¿Qué se hará desde ahora hasta la próxima reunión?
- ¿Hay algo que no permita realizar lo que está planeado?
- Con estas tres preguntas se puede tener una idea de progreso y encontrar cualquier problema.
Cualquiera puede participar de esta reunión (para estar al tanto), pero sólo el Coordinador y el GrupoDeTrabajo pueden hablar/opinar.
El Coordinador debe llevar control del progreso en ListadoDeTareasEnCurso y ayudar al grupo a superar los impedimentos.
Demostración y Evaluación
Al finalizar cada Sprint, el GrupoDeTrabajo junto con el Coordinador, deben presentar los cambios logrados al GrupoDeOrganización, quién actualiza el ListadoDePendientes con los resultados obtenidos.
- En esta reunión (que es abierta) puede participar cualquier miembro del proyecto, y la misma no debe durar más de 4 horas.
Nota: Estas reuniones se llevan a cabo en las Reuniones/Organizativas.
Al finalizar las presentaciones, el GrupoDeOrganización buscará críticas y sugerencias de todos los participantes, para evaluar así posibles modificaciones al ListadoDePendientes.
Aquí se define y comienza el nuevo Sprint.
Reunión retrospectiva
Opcionalmente, aunque se aconseja, cada Coordinador se reúne con el GrupoDeTrabajo, para evaluar:
- ¿Qué salió bien en el último Sprint?
- ¿Qué se debería mejorar?
- El Coordinador, sin brindar las respuestas, debe ayudar al equipo a encontrar la mejor forma de trabajar.
Las acciones de mejora que se definan deben ser comunicadas al GrupoDeOrganización para que sean incluídas en el ListadoDePendientes como actividades a seguir.
Notas
Si un GrupoDeTrabajo no llegan a cumplir todas las tareas del ListadoDeTareasEnCurso, sólo el Coordinador puede eliminar tareas del listado.
Nota: Con ésto se busca que el Coordinador esté informado, entienda el impedimento que causó el incumplimiento, y así pueda generar una acción correctiva para el Sprint en curso o el siguiente.
Si un GrupoDeTrabajo termina antes las tareas del ListadoDeTareasEnCurso, puede solicitarle nuevas al GrupoDeOrganización.
- En ningún caso se puede modificar el tiempo de duración del Sprint.
El Sprint tiene un tiempo de duración de 30 días para coincidir con la periodicidad de las Reuniones/Organizativas y porque es un tiempo razonable para realizar cualquier actividad.
- Se puede crear una barra de progreso o curva en plano de dos dimensiones para mostrar claramente el avance en el proyecto, con la cantidad de ítems pendientes versus los terminados, o la cantidad de ítems pendientes versus la cantidad de días en curso.
